CONTADURIA

NATURALEZA DE LOS PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTARIOS EN UN NEGOCIO INDUSTRIAL




Al proceso formal de planear mediante el uso de información financiera y contable se le conoce como presupuestar. El presupuesto es un estimado, cuidadosamente elaborado, de las operaciones futuras del negocio con base en las expectativas que tiene la administración sobre las condiciones probables que persistirán en la economía y la industria.



La planeación de operaciones operaciones futuras del negocio puede realizarse en términos de planeación operacional o de periodo o en términos de planeación de proyectos o en ambos. La planeación de los requisitos de materiales, de mano de obra directa y otros gastos de operación para el siguiente año constituirá la planeación operacional, es decir, requisitos para la producción estimada de este periodo. La planeación para la construcción de una nueva planta o la modernización de una antigua se consideraría como planeación de proyectos.



El presupuesto es una pauta de acción para la administración que mide o concluye la determinación de la actuación administrativa. Sin embargo, debido a que las condiciones en los negocios varían, los presupuestos elaborados también varían.



Los presupuestos de operación se clasifican en dos categorías: 1) estáticos o fijos y 2) variables o flexibles. El presupuesto fijo se basa en un solo volumen esperado de actividad mercantil, mientras que el presupuesto flexible se basa en una serie de posibles volúmenes.



El presupuesto fijo se prepara a partir de un grupo de cifras bastante constantes, usando información para las ventas y los gastos para un solo volumen definido, estimado. Por supuesto que estas cifras seran presentadas en detalle para cada periodo (un mes, por lo general) de modo que se pueda ejercer el máximo control por parte de la administración, estableciendo comparaciones con las cifras reales de operación.



Los presupuestos flexibles son una serie de presupuestos comparables preparados para diferentes niveles de volúmenes, uno de los cuales es el presupuesto esperado y los demás se basan en distintos porcentajes del presupuesto esperado.



VENTAJAS DEL USO DE PRESUPUESTOS



1.- La preparación de presupuestos obliga al personal gerencial a ocuparse en planear. Los fines de la empresa deben ser definidos y expresados en términos financieros.



2.- La utilización de presupuestos se presta para coordinar las actividades de los diversos segmentos del negocio.



3.- La ejecución de los presupuestos puede brindar un instrumento para el control. La administración puede tomar medidas para eliminar las causas de las desviaciones.



4.- Las técnicas utilizadas en la elaboración de presupuestos obligan a la administración a examinar con cuidado los usos de la mano de obra y el capital con el fin de lograr un empleo más eficiente de los recursos.



5.- El empleo de los presupuestos crea un equipo de administración que tiene “conocimiento de los costos” antes de que se comprometan fondos.



6.- Cuando el plan del presupuesto se ha fijado sobre bases realistas y tiene el apoyo de los niveles inferiores de la administración y de los trabajadores, el presupuesto puede ser poderoso elemento que estimula a los empleados a cumplir con los objetivos del presupuesto de costos e ingresos.



EL PROCESO DEL PRESUPUESTO



El proceso de preparar el presupuesto varia mucho de una organización a otra. Sin embargo, existe un grupo de pautas que son utilizadas en la elaboración de presupuestos por gran número de organizaciones, en la forma siguiente:



1.- Obtener de cada subunidad de la organización estimados de ventas, niveles de producción, costos esperados y disponibilidad de recursos. En este paso se pide a los directores de divisiones, funcionarios ejecutivos e integrantes del cuerpo de asesores que proporcionen estimados de las condiciones futuras que repercutirán en la compañía.



2.- Coordinar estos estimados de acuerdo con los objetivos de la alta dirección. En algunas organizaciones se selecciona un comité de revisión del presupuesto para evaluar los planes entregados por las subunidades de la organización. El propósito de este paso es determinar si los planes de las subunidades son factibles y si están de acuerdo con los mejores intereses de la compañía en general.



3.- Comunicar el presupuesto a los administradores responsables. Una vez que el comité de revisión del presupuesto o la alta dirección han evaluado lo s planes individuales de presupuestos y los han revisado para que reflejen las reevaluaciones de las metas de la compañía y de la disponibilidad de recursos, el presupuesto debe ser comunicado a los administradores que prepararon los planes iniciales. La mayoría de los funcionarios aceptara cambio en los presupuestos si son cambios que se consideran razonables.



4.- Poner en marcha el plan del presupuesto. Una vez que se ha llegado a un acuerdo acerca de las revisiones al presupuesto, se presenta el presupuesto final a los administradores asignados y se adopta como plan de operaciones para el siguiente periodo presupuestario.



5.- Información intermedia del progreso hacia los objetivos presupuestados. La etapa de retroalimentación del proceso del presupuesto comprende la preparación de informes a los directores de las subunidades y a la administración ejecutiva para enterarlos de cómo se están desarrollando las operaciones de la compañía durante el periodo. Puede ser necesario investigar las diferencias entre los planes del presupuesto y los resultados reales. La comparación entre lo planeado y los resultados reales puede hacer destacar cambios que se necesiten hacer en los objetivos de la compañía o en los planes para el próximo periodo.



LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS



Lo primero y mas importante es que se debe recordar que un presupuesto es, cuando mucho, un estimado; nadie conoce con exactitud lo que sucederá en el futuro.



Segundo, el sistema presupuestario no debe ser un elemento que tome el lugar de la administración. El presupuesto no puede ser sustituto de la administración sino que debe ser utilizado por esta.



Tercero, los beneficios derivados del uso del presupuestos seran solo tan óptimos como el esfuerzo que se dedique a establecer el presupuesto.



Cuarto, si se pone un excesivo énfasis en le control presupuestal puede traer como consecuencia que los niveles de la administración y los empleados traten de oponerse al sistema ofreciendo estimados falsos de los costos e ingresos futuros y dejando de aprovechar los cambios en el ambiente debido a que el hacerlo provocaría desviarse de planes que serian considerados contrarios al presupuesto.



EL PERIODO DEL PRESUPUESTO



Es factor importante en el desarrollo de un plan presupuestario amplio. Para obtener los resultados más efectivos, es necesario que se utilicen todos y cada uno de los siguientes planes de tiempo:



1.- Un periodo de planeación a largo plazo que abarque varios años. Un programa asi afectaría la política de expansión de la compañía en relación con nuevos productos y la necesidad de invertir en nuevas plantas y equipos.



2.- Planeación global para el periodo contable fiscal. Por lo general, esto cubre un periodo de un año y se relaciona con el presupuesto maestro debido a que especifica los planes de operaciones y el objetivo de utilidad para el siguiente periodo fiscal.



3.- Un presupuesto sobre una base mensual da lo detalles, por meses, del presupuesto de planeación global para el periodo contable fiscal. Este plan será el más efectivo para el control de los costos, las ventas y los gastos debido a lo breve del periodo.



ORGANIZACIÓN PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL



La preparación real del presupuesto debe comenzar tan debajo de la línea como sea posible. Uno de los miembros del comité de presupuestos desempeña el cargo de director del presupuesto y es quien tiene a su cargo preparar un manual de instrucciones para el presupuesto y la acumulación de la información para el presupuesto propuesto.



Las tareas del comité del presupuesto, comandado por el director, incluirán:



1.- Recibir de los diversos ejecutivos, jefes de departamento y supervisores, los estimados para los periodos a largo y corto plazo y, si fuera necesario, facilitar a estos empleados las cifras utilizadas;



2.- Reunir esta información de presupuestos de acuerdo con un plan maestro organizado con anterioridad;



3.- Evaluar y revisar, si fuera necesario, la información recopilada antes de preparar el presupuesto final.













PLAN COMPLETO PARA EL PRESUPUESTO DE UNA INDUSTRIA





El sistema completo de control presupuestal para una empresa industrial debe abarcar los siguientes tipos de presupuestos, que a su vez deben ser divididos en unidades más pequeñas:



I.- Función de ventas: presupuestos de ventas o ingresos.



II.- Función de producción:



Costo del presupuesto de producción:



1.- Presupuesto de materiales



2.- Presupuesto de mano de obra



3.- Presupuesto de costos de gastos indirectos de fabricación



b) Presupuesto de inventarios



c) Presupuesto de compras



III.- Función de gastos de operación:





Presupuesto del costo de distribución



Presupuesto de gastos generales y de administración



Presupuesto de gastos financieros



IV.- Presupuestos financieros:



Presupuesto de ingresos de caja



Presupuesto de egresos de caja



V.- Presupuesto de inversiones de capital:



a) Propuesta de plantas y equipos



b) Otras propuestas