CONTADURIA

LOS PRINCIPIOS. Debido a que en la antigüedad el proceso económico era muy simple y primitivo, las ideas económicas estaban enfocadas únicamente a la mejor forma de obtener los bienes para satisfacer las necesidades de la colectividad. Cuando la sociedad primitiva fue evolucionando y las relaciones sociales de producción también fueron cambiando, el pensamiento económico se tuvo que transformar, como se ve reflejado sobre todo en el Antiguo Testamento de La Biblia, especialmente en los profetas. El punto de vista de los profetas y de todo el pensamiento hebreo fue totalmente idealista, ya que pensaba en la venida del Mesías y al problema económico le daban un carácter religioso.

Las ideas económicas de los profetas son:

Expresan la división que existe entre ricos y pobres.
Estaban a favor de restringir los derechos de propiedad.
Los principios de la vida social deben ser la justicia y la piedad.
Se deben castigar los abusos del comercio y la usura.
Estuvieron en contra del embargo de ropa o de los útiles de trabajo de los deudores.

Es importante ubicar el estudio del pensamiento económico a través del tiempo ya que las corrientes económicas corresponden al desarrollo de la economía en su tiempo. Para comprender el pensamiento económico tenemos que relacionarlo con su ambiente, lo que implica determinar los criterios a cerca de las relaciones entre las ideas humanas y el medio social que las rodea. La estructura económica de una época dada y los cambios que sufre, son los factores que ejercen influencia más poderosa sobre las ideas económicas.

Aun cuando la economía política se desarrolla como ciencia en forma sistemática a partir del siglo XVII y XVIII, cuando el desarrollo del capitalismo se empieza a asentar, desde la comunidad primitiva ya se habían esbozado algunas ideas económicas que son importantes como antecedentes de muchas de las actuales doctrinas económicas. Sin embargo, las ideas que surgieron en la sociedad primitiva no pueden ser consideradas propiamente como doctrinas económicas, ya que corresponden al bajo desarrollo de la sociedad de ese tiempo.

Desarrollo económico y subdesarrollo.
El Desarrollo es un nivel socioeconómico alcanzado por algunos países mediante un elevado nivel de industrialización, diversificación y tecnificación de los procesos industriales, que se traduce en mejores niveles de vida para la población.

El Subdesarrollo se caracteriza por la dependencia y el atraso; es decir, son países capitalistas que dependen en cierta forma de los países industrializados y ya que el término subdesarrollo etimológicamente significa abajo del desarrollo se explica lo de atraso. Algunas características de dependencia de estos países son: los bajos niveles de inversión extranjera, el endeudamiento externo, el déficit de la balanza comercial, la dependencia tecnológica y la penetración de empresas transnacionales. En tanto que los ejemplos de atrás son: El bajo grado de industrialización, poca diversificación en la producción, alta concentración del ingreso en una pequeña capa de la población, bajo nivel de vida, bajo ingreso, elevados índices de desempleo y subempleo, niveles de educación atrasados y bajo nivel de aprovechamiento, malas condiciones de salud y vivienda, problemas de desnutrición y/o mala alimentación por citar algunos.

Los modos de producción son la forma en que los hombres se organizan para producir, distribuir y consumir los bienes que satisfacen sus necesidades. Las Fuerzas productivas son todos aquellos elementos que forman la capacidad productiva de la sociedad y están integradas por la fuerza del trabajo y los medios de producción.

Las relaciones sociales de producción son aquellas que se establecen entre los hombres durante el proceso de producción y la historia económica es la parte de la economía que estudia la forma en que los hombres satisfacen sus necesidades humanas en el transcurso del desarrollo de la sociedad; estudia los diversos sistemas económicos y los más importantes son:

COMUNIDAD PRIMITIVA: Es la primera forma económica en que el hombre se organizó para satisfacer sus necesidades. Sus principales características son: que los bienes que produce se consumen casi inmediatamente, no se producen excedentes económicos (utilidades), no hay explotación ni clases sociales, además de que la división del trabajo se da en forma natural o social.

ESCLAVISMO: Aparece y se desarrolla la propiedad privada de los medios de producción y esto genera dos clases sociales: esclavos y esclavistas. Con lo que las relaciones sociales de producción son esclavistas. En este periodo también aparece y se desarrolla la moneda.

FEUDALISMO: El esclavismo se desintegra por dos causas básicas, la invasión de Roma (principales esclavistas) y la intensa lucha de clases. Entonces surge el feudalismo que se reconoce por el surgimiento de las nuevas clases sociales: el feudo y la servidumbre. Ahora los señores feudales que siguen siendo dueños de los medios de producción (tierras) cobran una renta a los siervos que sólo son dueños de los instrumentos de labranza.

CAPITALISMO: En el feudalismo se presentan una serie de cambios a través de la edad media (siglo V al XV), que sustituirían la estructura hasta convertirla en el actual sistema capitalista, algunos cambios fueron: El crecimiento de la producción, el desarrollo del comercio y los mercados, los conocimientos y descubrimientos geográficos de nuevas regiones (América). Otro importante cambio fue el cambio de la manufactura (hecho a mano) por la producción maquinizada también llamada revolución industrial, algunas de las características del capitalismo son: La propiedad privada de los medios de producción que vienen desde el esclavismo, las clases sociales se conforman en burguesía y proletariado, esta última vende su fuerza a los propietarios de los medios de producción (burgueses), las relaciones de producción siguen siendo de explotación con base en la propiedad de los medios, dicha explotación se convierte en plusvalía (utilidades) mismas que son propiedad de los dueños de los medios de producción, entre otras.
SOCIALISMO: Se desarrolla en el siglo XX como resultado de las guerras y las malas relaciones de clases del capitalismo. Las principales características del socialismo son: La propiedad social de los medios de producción, las clases sociales tienden a desaparecer (aunque nunca totalmente), las relaciones sociales de producción son de cooperación, desaparece la explotación del hombre por el hombre (tampoco desaparece totalmente), sólo se producen satisfactores no mercancías, desaparece el desempleo y la inflación (menos totalmente).

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1. CONCEPTOS Y VENTAJAS

Representación gráfica relativa a un proceso industrial o administrativo.

Es un modelo gráfico que representa en forma esquematizada y simplificada algún fenómeno administrativo, ya sea de organización, de procedimientos, etc.

TIPOS DE DIAGRAMAS DE PROCESO

1. Diagramas que indican la sucesión de los hechos
* de operaciones de proceso
* de flujo
* binanual o diagrama de proceso para el operario

2. Diagramas con escala de tiempo
* de actividades múltiples o diagrama de proceso hombre-máquina
* simograma o diagrama de movimientos simultáneos.

3. Diagrama que indica movimiento
* de recorrido o de circuito
* de hilos
* de trayectoria o de viajes
* diagrama de pert.





VENTAJAS
1. Ser la manera mas idónea y concreta para registrar la revisión de un sistema
2. Reduce la cantidad de explicaciones narrativas y condensan las presentaciones
3. Suministra algo parecido a una fotografía del flujo de operaciones
4. Constituye un documento eficiente del testimonio del análisis del procedimiento.

2. SIMBOLOGIA BÁSICA

A) SOCIEDAD AMERICANA DE INGRESOS MECÁNICOS (AMERICAN SOCIETY OF MECHANICAL ENGINEERS, ASME)


SIMPLES

SÍMBOLO REPRESENTA

OPERACIÓN. Indica las principales fases del proceso, método ó procedimiento


INSPECCIÓN. Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo


DESPLAZAMIENTO O TRANSPORTE. Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro.


DEPOSITO PROVISIONAL O ESPERA. Indica demora en el desarrollo de los hechos.


ALMACENAMIENTO PERMANENTE. Indica el deposito de un documento o información dentro de un archivo o de un objeto cualquiera en un almacén.


ORIGEN. Se considera un origen cuando una forma o documento entra por primera vez al proceso.


ESCRITURA. Sucede una operación de escribir, cada vez que se añade información a la forma o documento que se estudia.


COPIAR O TRANSCRIBIR. Sucede una operación de copiar, cada vez que se copia en otro documento, total o parcialmente, la información contenida en la forma o documento que se estudia.








COMBINADOS
SÍMBOLO REPRESENTA
ESCRITURA Y ORIGEN. Se considera esta actividad, cuando la forma o documento entra en proceso, al escribir algo en ellas.
COPIAR Y ORIGEN. se considera una actividad, cuando la información copiada da origen a otra forma o documento.
INSPECCIÓN Y OPERACIÓN O ACTIVIDAD COMBINADA. Se considera esta actividad, cuando el fin principal es efectuar una operación durante la cual puede efectuarse una inspección.
INSPECCIÓN Y ESCRITURA. Tiene lugar esta actividad cuando simultáneamente a la revisión de un formato se produce una escritura, la cual normalmente es una autorización o un Vo. Bo.


B) INSTITUTO AMERICANO DE ESTUDIOS NACIONALES (AMERICAN NATIONAL STANDARDS INSTITUTE, ANSI )

3. CLASIFICACIÓN
A) SUCESIÓN DE HECHOS
B) ESCALA DE TIEMPO
C) MOVIMIENTO
D) POR SU PRESENTACIÓN FORMATO Y PROPÓSITO

4. REGLAS GENERALES PARA SU ELABORACIÓN

5. FORMATOS QUE SE UTILIZAN PARA DESCRIBIR PROCEDIMIENTOS

6. ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS
XI. DISTRIBUCIÓN DE ÁREAS DE TRABAJO
(ESCENCIAL)
1. DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
Cuando se busca determinar como deban disponerse los controles y los tableros para que los use el operario, la cuestión que debe prevalecer es que se puedan usar r pida y precisamente.

2. FACTORES QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA LA DISTRIBUCIÓN DE ÁREAS DE TRABAJO

No solo se deben considerar la estática y el estilo, sino también otros factores, como a comodidad del operario, la cercanía de los controles y su facilidad de manejo, la separación de los controles para no cometer errores, el equilibrio de trabajo entre las extremidades, la evitación de sobrecargas para el operario, la satisfacción de una amplia gama de tallas de los operarios, la facilitación de los recursos para que el operario trabaje sin dificultad, y muchos otros que nos es posible cualificar.

3. TÉCNICAS AUXILIARES

1. SECUENCIA DE TIEMPOS
Si los controles y los tableros normalmente funcionan en algún tipo de secuencia, deberán disponerse en ese orden secuencial.
2. SECUENCIA FUNCIONAL
3. FRECUENCIA DE USO
4. IMPORTANCIA

4. ERGONOMÍA

A) DEFINICIÓN
Es una disciplina cientifico-técnica y de diseño que estudia integralmente al hombre ( o grupos de hombres ) en su marco de actuación relacionado con el manejo de equipos y máquinas, dentro de un ambiente laboral especifico, y que busca la optimización de los tres sistemas (hombre-máquina-entorno ), para la cual elabora métodos de estudio del individuo de la técnica y de la organización del trabajo.


B) PASADO Y PRESENTE

Como ciencia o disciplina integrada surgió hace algunos decenios, pero empíricamente data de los tiempos de la sociedad primitiva.

Como fecha del surgimiento de la ergonomía fue el 12 de julio de 1949. Ese día se celebró una reunión en el almirantazgo, donde formaron un grupo interdisciplinario todos aquellos interesados en los problemas laborales humanos ( Edholrn y Murell 1973 ). Después en otra reunión celebrada el 16 de febrero de 1950, se adoptó el termino ergonomía y se originó la nueva disciplina. La palabra ergonomía fue acuñada a partir de los términos griegos ergon: trabajo y nomos: leyes naturales.

El período de gestación de la ergonomía fue largo, se podría decir que el surgimiento de interés inicial en la relación existente entre el hombre y su vínculo con el ambiente laboral comenzó cerca del período de la Primera Guerra Mundial. Los trabajadores de las fabricas de municiones serán importantes para mantener los esfuerzos de la guerra, pero al impulsarse una producción de armas más grande, hubo numerosas complicaciones. El intento por resolver algunos de estos problemas hizo que en 1915 se creara el Health of Munitions Workers Committee, que incluía a algunos investigadores con entrenamiento en fisiología y psicología. Al finalizar la guerra este Comité fue reconstruido como IFRB, principalmente para llevar a cabo investigaciones de problemas de fatiga en la industria.

En 1929 tomo el nombre de Industrial Health Rescarch Board, que entre sus objetivos tenía el de abarcar la investigación de las condiciones generales del empleo industrial, particularmente en o concerniente a la presentación de la salud entre los trabajadores y la eficiencia industrial. Como lo señala Murrell (1967 ) en el período entre las dos guerras son importantes dos características: a) el trabajo era a voces interdisciplinario, y b) el trabajo era en gran medida explotatorio, con el fin de probar la historia natural de la industria.







Con el estallido de la Segunda Guerra Mundial, el área militar se desarrolló rápidamente, sin embargo, como si el estres en la batalla no fuera suficiente, el equipo militar se hacía más complejo y el ritmo de operación tan alto, que el estres adicional dio como resultado que los hombres fracasarán en obtener lo mejor de su equipo o sufrieran un desplome operacional. Por tanto fue primordial conocer más acerca del desempeño humano en sus capacidades. como reacción al deseo de conjuntar el conocimiento recientemente descubierto fue que el Altamirantazgo hiciera una reunión y finalmente surgiera la nueva disciplina de ergonomía.

La ergonomía surge del concepto de que la actividad laboral no es la máquina sola, o el individuo manipulando la máquina, sino más bien la investigación mancomunada para encontrar la concordancia entre las posibilidades físicas de la máquina y las propiedades psicológicas de individuo.

La ergonomía se ha formado por la confluencia de una serie de disciplinas tales como la psicología. la fisiología, la seguridad y las ciencias técnicas, a excepción de las técnicas todas ellas examinan al individuo en el trabajo desde distintos puntos de vista.


C) PRINCIPIOS

D) INFLUENCIA AMBIENTAL EN LA PRODUCTIVIDAD

Los factores que inciden en la productividad son:
- Grado de insalubridad del medio de trabajo y contaminación
- Agentes físicos, como el ruido, vibraciones e iluminación.
- El propio ambiente de trabajo ( temperatura, acreación, calefacción )

E) FACTORES ERGONOMICOS
Son aquellas que inciden en el comportamiento del sistema hombre - máquina - entorno:

- DISEÑO DEL EQUIPO. Obedece a las características somáticas y fisiológicas del trabajador, le permite desarrollar su trabajo en situaciones menos riesgosas, permitiendo menores equivocaciones y esterotipando al individuo, con lo que se mejora el rendimiento y la productividad.

- DISEÑO DEL PUESTO. Permite mayor soltura y desenvolvimiento al trabajador.

- EQUIPOS Y HERRAMIENTAS. Deben diseñarse tomando en cuenta su uso, los fines, posibles riesgos, características antropométricas y biomecánicas del individuo, para evitar riesgos de accidentes tanto en su manipulación como en su almacenamiento.

- COMUNICACIÓN. La racionalización y el concepto ergonómico sobre señales. localización y símbolos afecta la atención del trabajador, aumentando o reduciendo su eficacia.

- MEDIO AMBIENTE. Entre las situaciones que inciden en la actividad laboral son:
* Grado de insalubridad del medio de trabajo y contaminación.
* Agentes físicos, como ruido, vibraciones e iluminación.
* El propio ambiente de trabajo ( temperaturas, calefacción, etc. )

F) CONSIDERACIONES ORGANIZACIONALES DE DESEMPEÑO EN TAREAS Y COMPORTAMIENTO.

- REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA. Responsabilidad, nivel intelectual, conocimientos sobre la tarea, seguridad, equipos y medio ambiental laboral y de organización.

- CONDICIONES DE LA ACTIVIDAD LABORAL. Conocimiento de la tarea y esfuerzos que conlleva, enriquecimiento de la tarea, motivación para una mayor eficiencia, perfil del trabajador.

Es necesario:

1. Fijar las secuencias del trabajo o contenido del mismo
2. Determinar los medios requeridos por cada secuencia
3. Obtener los tiempos de ocupación
4. Señalar las relaciones de interdependencias


5. HIGIENE, SEGURIDAD Y CONDICIONES DEL AMBIENTE FÍSICO.

HIGIENE DEL TRABAJO:
Es un conjunto de normas y procedimientos tendientes a la protección de la integridad física y mental del trabajador, preservándolo de los riesgos de salud inherentes a las tareas del cargo y al ambiente físico donde se ejecutan.

OBJETIVOS:
* Eliminación de las causas de enfermedad profesional.
* Reducción de los efectos perjudiciales provocados por el trabajo en personas enfermas o portadores de defectos físicos.
* Prevención de empeoramiento de enfermedades y de lesiones
* Mantenimiento de la salud de los trabajadores y aumento de la productividad por medio del control del ambiente de trabajo.

LA HIGIENE TAMBIÉN IMPLICA:

CONDICIONES AMBIENTALES:
Son las circunstancias físicas que cobijan al empleado en cuanto ocupa un cargo en la organización.
Las más importantes son:
* Iluminación, debe ser suficiente, constante y uniformemente distribuida.
* Ruido. Cuanto más se exponga al ruido mayor será el grado de pérdida de audición.
* condiciones atmosféricas. Las que más inciden son la temperatura y la humedad.

SEGURIDAD DEL TRABAJO

Es el conjunto de medidas técnicas, educacionales, médicas y psicológicas empleadas para prevenir accidentes, tendientes a eliminar las condiciones inseguras del ambiente, y a instruir o convencer a las personas acerca de la necesidad de implantación de prácticas preventivas.

Contempla tres áreas principales de actividad:

Prevención de Accidentes
Prevención de Robos
Prevención de Incendios

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A) CONCEPTO Y OBJETIVOS

Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se consignan en forma metódica los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.

La existencia de un manual de procedimientos sirve para que la administración aumente la posibilidad de que los empleados utilicen los sistemas y procedimientos prescritos al llevar a cabo sus tareas.

El manual ofrece además al personal una guía de trabajo, guía que resulta particularmente valiosa para orientar a los nuevos empleados.

OBJETIVOS

1. Presentar una visión integral de como opera la organización
2. Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.
3. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo
4. Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
5. Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a su unidad orgánica.
6. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

B) CLASIFICACIÓN SEGÚN SU ÁREA DE APLICACIÓN

Se pueden clasificar en:

Manual de procedimiento general. Contiene información sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en mas de un sector administrativo.
Por su contenido
* Historia de la empresa
* Organización de la empresa
* Políticas de la empresa
* Procedimientos de la empresa
* Contenido múltiple
* Manuales de puestos


Manual de procedimientos específicos. Contiene información sobre los procedimientos que siguen para realizar las operaciones internas en una unidad administrativa con el propósito de cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos.
Por función especifica:

* Ventas
* Compras
* Finanzas
* Personal
* Crédito y cobranza
* Otras funciones
* Generales, que ocupen de dos o mas de estas áreas.

C) CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Índice
2. Introducción
2.1. Objetivos del manual
2.2. Alcance
2.3. Como usar el manual
2.4. Revisión y recomendaciones
3. Organigrama
3.1 Interpretación de la estructura básica de la organización en la cual se explican cosas como: a.- tipos de organización.
b.- amplitud de la centralización o descentralización.
c.- relación entre el personal de línea y el asesor.

4. Gráficas
4.1. Diagrama de flujos
5. Estructura procedimental
5.1. Descripción narrativa de los procedimientos
6. Formas
6.1. Por lo general rediseñadas y planeadas
6.2. Instructivos de las formas
7. Políticas de la organización relacionadas con aspectos fundamentales de la dirección.


D) ETAPAS PARA SU ELABORACIÓN

Etapa de planeación. Permite distinguir la cobertura de la planeación del programa se determina el enfoque que se le dará al manual y el detalle del mismo y se podrá informar a niveles superiores acerca de los posibles problemas existentes en la elaboración del mismo.

Posteriormente se prepara una descripción de las funciones y actividades deberá ejecutar el equipo de trabajo y se estudiaran las cartas de la organización y organigrantes del área, estudio y localización exacta de sus objetivos, estudio de los trabajos de organización efectuados con anterioridad, estudio de los sistemas y procedimientos, ventajas y desventajas en el método que se debe utilizar. Una vez realizados los trabajos se procede a:
1. Recopilación de la información
2. Análisis del datos
3. Elaboración del proyecto
4. Autorización
5. Tipografía
6. Disposición del material
7. Distribución e implantación
8. Revisión y modificación


E) RECOMENDACIONES GENERALES PARA SU IMPRESIÓN

Para lograr un eficiente manual de procedimientos, conviene analizar decididamente el formato con que debe presentarse cada manual, ya que de ello dependen en gran medida facilitar su lectura, consulta y evaluación, además de inspirar confianza por su apariencia y orden.

El formato de los manuales de procedimientos pueden presentar diversas características, las que dependen de la finalidad de los mismos, así como del tipo de material que forme parte de sus contenido y de las limitaciones del equipo de impresión o reproducción disponible.


F) IMPLANTACIÓN

Para facilitar la implantación se recomienda que sea autorizado por las partes que interviene:
* Por la dirección superior para darle la formalidad y apoyo necesarios
* Del responsable de la unidad administrativa para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.
* Del consultor externo en su caso

La implantación debe ser mas acertada posible para poder corregir oportunamente los errores observados durante el proceso de implantaciones, estar con el caso y necesidades especificas del organismo social: puede efectuarse por los siguientes métodos la implantación: el instantáneo, el piloto, en paralelo.

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1. PLANEACIÓN DEL ESTUDIO

Tendrá que planear el estudio auxiliándose con la sección de antecedentes y métodos de la empresa.
Actividades de investigación:

a) ESTUDIO PRELIMINAR.
Proporciona una idea global del problema.
Contenido del estudio preliminar.
- Información documental
- Información sobre el campo de trabajo
- Entrevistas previas

b) DEFINICIÓN DEL ÁREA QUE VAN A INVESTIGAR. Toda empresa, o bien un departamento o una sección.


c) DETERMINACIÓN DE LOS DETALLES DEL ESTUDIO. Es un instrumento bien definido para la continua evaluación de los métodos y el desempeño de todos los procedimientos de la empresa.
- Definición del problema
- Recopilación de datos
- Registro de datos
- Análisis de datos
- El proceso de análisis

Un estudio de los planes y objetivos generales con el propósito de determinar los requisitos del sistema. Un análisis de los sistemas existentes para comprender las relaciones entre sus recursos actividades, procedimientos, archivos.


2. RECOPILACIÓN DE FORMATOS, INFORMES Y DOCUMENTOS

Se deben investigar y recopilar informes, documentos, estados financieros, manuales de políticas y procedimientos y los memorándums. Los documentos cualitativos y cuantitativos portan mensajes de persuasión y debe entenderse que modificarlos bien pueden afectar a la organización.

Se debe realizar a través de una secuencia de actividades:
- Lista de información
- Las fuentes donde posiblemente se pueda conseguir esta información
- Necesidad de personal auxiliar.

La recopilación se efectúa por medio de un inventario que debe realizarse con cada elemento. Estos elementos son:

1. Formas
2. Informes
3. Archivos
4. Equipo de oficina
5. Personal
6. Espacio
7. Actividades

Conviene hacer la aclaración de que por inventario debe entenderse el recuento no solo de cantidad, sino sobre todo, de las cualidades existentes dentro de cada uno de los elementos citados anteriormente.


3. INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES Y EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE INFORMES.

La información establece las bases para desarrollar opciones para el problema que se estudia, con el fin de introducir medidas de mejoramiento administrativo.

El análisis abarca la siguiente secuencia de pasos:
- Conocer el hecho o situación que se analiza

- Describir ese hecho o situación

- Descomponerlo a fin de conocer todos sus detalles y aspectos

- Examinar críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especifico en estudio
- Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias con otros hechos.

- Definir las relaciones que operan entre cada elemento.

- Identificar y explicar las diferencias y sus causas con el fin de resolverlas, es decir formular diagnósticos de la situación.

Para que los informes tengan un valor real deben establecer comparaciones, es decir, que los hechos actuales deben ser comparados con los anteriores, de tal manera que las personas que reciben el reporte puedan evaluar las resultados. Los informes que no se envían con oportunidad, tienen poco o ningún valor y pueden ser eliminados.


4. ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMATOS

A) GENERALIDADES
La forma es un medio común para la transformación de datos, las formas impresas contribuyen a impulsar la revolución industrial.

Dos factores que motivan el mejoramiento y desarrollo de las formas fueron la expansión de la imprenta y la especialización de labores. La primera las hizo posibles y la segunda las hizo necesarias con la especialización del trabajo.

Siempre que haya una operación repetitiva de oficina habrá registros uniformes. El modelo que guía esta uniformidad y contribuye a la eficiencia de la operación es la forma impresa.

B) CONCEPTO

* Es cualquier documento impreso destinado a que en el se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos.

* Un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable.

* Es el medio que transporta los datos a través de la mayoría de la etapas del procesamiento de información en la empresa.

Las formas pueden clasificarse en :

Generales. Se elaboran indistintamente en varias oficinas de la empresa
De oficina. Son las que normalmente se elaboran para que sean manejadas solo dentro de la oficina donde se prepararon.
De interoficina. Se originan en una oficina y pasan a otra, bien sean sus originales, sus copias o todos los juegos.




C) IMPORTANCIA

Las formas cuestan dinero tanto en su costo intrínseco como en los sueldos y salarios pagados diariamente en ellos. Una de as piezas de construcción mas esenciales de todos los sistemas de información para la administración es la forma impresa. Es el medio que transporta los documentos a través de la mayoría de las etapas del procesamiento de información de las empresas.

Un diseño y control riguroso para las formas puede:
1. Mejorar la eficiencia del procedimiento de información
2. Simplificar el adiestramiento de los empleados
3. Efectuar un control por parte de la administración
4. Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos que son insumos del sistema de información para la administración.

D) SITUACIÓN ACTUAL EN EL USO DE FORMATOS

La realidad indica que la mayoría de las formas utilizadas actualmente en las empresas son difíciles de leer, comprender y llenar, ineficientes para el procesamiento en maquinas y poco económicas para imprimir.


E) OBJETIVO DEL ANÁLISIS

La fase del análisis se enfoca hacia tres áreas especificas:
1. Evaluación de la necesidad de información.
2. Determinación del método mas eficiente de obtener la información necesaria en la forma.
3. Especificaciones de la secuencia de procesamiento de la información.

F) PROPÓSITOS

La razón básica para la existencia de esta es proporcionar un medio para llevar información exacto, oportuna y significativa para la toma de decisiones, (información esencial para dirigir y coordinar las operaciones de las empresas) la forma de ser también eficiente de acuerdo con el potencial humano, el material y los requisitos de equipo para su preparación y uso.

Para las necesidades de la empresa de nuestro medio es suficiente con los propósitos siguientes:

1 Darse por enterado
2 Convertirse o estar de acuerdo
3 Aplicar
4 Autorizar
5 Cancelar
6 Certificar
7 Reclamar
8 Estimar
9 Recordar
10 Identificar
11 Instruir
12 Notificar
13 Ordenar
14 Registrar
15 Informar
16 Solicitar
17 Despachar
18 Programar
G) DISEÑO

Comprende la disposición de la forma y las especificaciones para realizarla.

El analista debe terminar o si puede ser hecho de un tamaño estándar mas pequeño, debe saber si se trata de una forma para llenarse manualmente, con maquina de escribir o mediante maquina de tabulación o impresora de alta velocidad, debe saber si va a servir para registro con otra forma, si se archiva en una carpeta de determinado tamaño y características y cualquier otro hecho que pueda influir.

Requisitos elementales para el diseño de una forma:

1. Debe crear actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma
2. Debe proporcionar la manera mas fácil de anotar y usar los datos en el contenido.
3. Debe ayudar a reducir la tendencia al error.
4. Debe tratar de ser económico en impresión y papel sin que restrinja la eficiencia del trabajo.


H) SIMPLIFICACIÓN DEL PAPELEO

Aun bajo sistemas muy controlados, el papeleo con frecuencia incuba mas labor de la misma clase. Los registros ambiguos imprecisos o tardíos originan documentos aclaratorios o de corrección. Cuando no se controla bien el papeleo, el resultado es la creación de grandes grupos de empleados. El costo sobrecargado de hacer registros y el gran porcentaje de errores prevaleciente en el producto terminado reconocen como causa los complicados procesos de papeleo.

Composición de los sistemas de información ( papeleo ). Existen dos métodos básicos para simplificar el papeleo. El primero consiste en prescindir de toda la organización y sistemas actuales y determinar la información exacta que se necesite para participar en los negocios. Partiendo de este modelo de información, idear la organización correcta y adecuada a la persona debida en el momento oportuno, llamado revolución del trabajo. El segundo consiste en analizar los procedimientos existentes, eliminar los pasos innecesarios y mejorar las operaciones pertinentes, así como la afluencia de trabajo. Este método requiere también una revisión de la organización y las políticas a fin de eliminar toda aquella información que sea inútil, este duplicada o carezca de autorización llamado Simplificación del trabajo.


I) PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Una buena porción de los conocimientos que producen éxito en las empresas se encuentran en ese pequeño porcentaje de nuestro trabajo de oficina conocido como registro de vitales.

Los depósitos de registro, de carácter comercial, ofrecen el servicio de almacenamiento de registros vitales en bóvedas y cuevas subterráneas. Las agencias de servicio y consultores de microfotografia estarán dispuestas a formar contratos para duplicar, dispersar y almacenar documentos importantes. La mecánica para la dispersión y almacenamiento no es difícil de establecer. El problema consiste en delinear la pequeña porción de registros básicos, presente en cualquier gran cantidad de papel.

Debe ejercerse cuidando para estar seguros que la información de mayor importancia se registre con la mejor tinta que se puede disponer y en el mejor papel que se tenga. Ningún sistema de protección por bueno que sea, retendrá la información que se haya escrito en papel de baja calidad y tinta que se decolore fácilmente. La información que se ha fijado en papel de grado o clase inferior o se ha escrito con tinta de inferior calidad, puede protegerse con micropelicula.

Es bueno desarrollar sistemas de clasificación para distinguir los papeles vitales y secretos de los registros de rutina. Es también importante cerciorarse que solo personas de mucha confianza manejan los documentos confidenciales y que se establezcan controles para prevenir filtraciones no autorizadas.

Los componentes básicas para el control de formas:

1. coordinación del diseño, uso y compra de las formas
2. Medios para almacenar y distribuir formas
3. Disposición final de las formas después que han sido utilizadas.

5. REGISTROS Y ARCHIVOS

Por medio del inventario de archivos se descubre que en cada oficina,, dentro de una unidad administrativa, existe gran variedad de gavetas individuales, carpetas, tarjetas de referencia, etc.

A) OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS Y ARCHIVOS

1. Acumular material suelto dándole un orden, de manera que los documentos pueden ser localizados fácil y rápidamente.

2. Compilar estadísticas o información en documentos individuales de manera sistemática.

3. Prearchivar información de manera sistemática para futuras referencias.


En la mayoría de los casos, un problema de archivo se relaciona con los objetivos o propósitos.

Tal vez se crean sistemas complejos que no puedan ser aplicados por la carencia de instalaciones y/o recursos humanos.

B) ESTABLECIMIENTO Y EVALUACIÓN DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS Y ARCHIVOS

La información básica que debe contener el listado de archivos es:

* Su objeto
* Ultima revisión
* Capacidad del sistema de archivo
- gabinetes
- carpetas
- tarjetas, etc.
* Su utilización
* Método de clasificación
- temáticas
- índices
- alfabético
- numérico
- geográfico, etc.




* Método de archivo
- documentos individuales
- registros de posteo
- registro de referencia
* Numero diario de papeles archivados
* Descarga de documentos

6. REINGENIERIA DE PROCESOS

El termino de Reigeniería de negocios fue inventado en 1990 por el presidente de Hammer and Company, Michael Hammer.

Declaro "La Reingeniería como el análisis fundamental y rediseño radical de los procedimientos de negocios para lograr mejoras dramáticas en la ejecución de los mismos".

CONCEPTO

Es una reestructuración de los procesos de negocios de la empresa.

Es un rediseño radical de los procesos de negociaciones para lograr aumentos espectaculares en sus niveles de desempeño y poder en poco tiempo estar a la altura de los mejores en su rama correspondiente.

Es una metodología que tiene por objeto analizar y diseñar negocios creando cadenas de actividad orientadas a la obtención de un producto o servicio bajo las condiciones de agrupación de valor.

La reingenieria sigue la condición de re-prensar los procesos de la organización viendo los procesos en forma horizontal en lugar de una forma vertical

PASOS GENERALES PARA LA REINGENIERIA DE PROCESOS

1. Conocer la empresa bajo estudio
2. Definir el modelo actual de operación
3. Definir el nuevo modelo
4. La administración del cambio

METODOLOGÍA PARA LA REINGENIERIA DE PROCESOS
1. Organización
2. Comprensión del proceso
3. Visión de negocios
4. Modernización

REINGENIERIA DE PROCESOS DE NEGOCIOS

Los procesos principales del negocio en los que puede haber un punto de innovación radical tienen varias características claves:

1. Requieren el tipo mas radical de rediseños de procesos, por la gran diferencia entre las capacidades teóricas y reales del proceso.

2. La ventaja tanto para el cliente como para el proveedor claramente existe y da por resultado una mejor relación.

3. Responden a las presiones externas de la competencia o de los reglamentos.

4. Pueden convertirse en el origen de la competitividad y el método de sostener la ventaja y la clave para dominar el mercado.
Después de enfocarse en el punto de innovación radical para aplicar la reingenieria, los procesos objeto de reingenieria que tienen éxito alcancen las siguientes características:
1. Motivan la estrategia del negocio al definir el que, el donde, y sobre todo el como.
2. Representan o en ocasiones definen, las capacidades del principal producto del negocio.
3. Se pueden visualizar como puntos de innovación radical sucesivos y acumulados.
4. Se han convertido en la causa fundamental de la competitividad y el método fundamental de conservar la ventaja, así como en la clave para el dominio del mercado.

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