REGISTRO DE OPERACIONES

1. Objetivo


Para registrar correctamente en las cuentas, las variaciones de los valores que representan, es necesario considerar tanto la causa como el efecto que produce cada operación, ya que por sencilla que sea afectará cuando menos a dos cuentas.


En cualquier operación que se haya efectuado siempre habrá una causa y un efecto que, por la misma cantidad, variará nuestros valores del Balance.


Las variaciones, o sea, los aumentos y disminuciones que sufran los valores de Activo, Pasivo y Capital, por las operaciones que se efectúan en el negocio, se deben registrar en las cuentas correspondientes por medio de cargos y abonos.


Como las cuentas representan valores de distinta naturaleza, se presenta el problema de saber que cargos y que abonos van a significar los aumentos o las disminuciones en las diferentes cuentas del Activo, del Pasivo y del Capital.


El registro de operaciones se debe hacer tomando en cuenta los siguientes lineamientos:


 Las reglas del cargo y del abono

 Las reglas de la teoría de la partida doble.



2. Devengación Contable

Los efectos derivados de las transacciones que lleva a cabo la entidad económica con otras entidades, de las transformaciones internas y de otros eventos, que la han afectado económicamente, deben reconocerse contablemente en su totalidad, en el momento en el que ocurren, independientemente de la fecha en que se consideren realizados para fines contables.



3. Diagrama de flujo para el registro de operaciones

En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.


Su utilización en estos ámbitos es tan importante, debido a que permiten la visualización de las actividades innecesarios y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras que otros trabajan con mucha holgura.

Ejemplo del uso de Diagrama de Flujo:
Descripción del registro de operaciones llevadas a cabo por la empresa X:

1. Se registran los asientos en la hoja de rayado de diario.
2. Si el registro es de una compra. Ir a 6
3. Si el registro es de una venta. Ir a 7
4. Si el registro de es de un pago de algún recibo. Ir a 8
5. registro de una devolución sobre compras o ventas. Ir a 9
6. Se carga al almacén, IVA Acreditable y se abona a bancos. Ir a 10
7. Se carga a bancos y se abona a ventas y almacén. Ir a 10
8. Se carga a gastos de ventas, gastos de administración e IVA Acreditable y se abona a bancos. Ir a 10
9. Sobre compra, se carga en bancos y se abona en almacén e IVA Acreditable; sobre ventas, se carga a almacén e IVA Acreditable y se abona a bancos.
10. Se revisa que en cada asiento tenga resultados iguales, tanto en su cargo y abono.
11. Se suman todos los asientos realizados, sumando sus cargos y sus abonos.
12. Debemos obtener sumas iguales en el debe y el haber de la hoja de rayado de diario.
13. Colocamos la suma igual en la parte final de la hoja de rayado de diario haciendo nuestro corte de zeta. Fin



Procedimiento del registro de las operaciones llevadas a cabo por la empresa “X”.

Inicio A




1

Se registran los asientos en la hoja de rayado de diario

10

Se revisa que en cada asiento tenga resultados iguales, tanto en su cargo y abono




11
Se suman todos los
2 6 asientos realizados,

Registro Si
de una compra

No


3

Registro Si de una
venta

Se carga al
almacén, IVA A
Acreditable y se
abona a bancos




7
Se carga a bancos
y se abona a ventas A
y almacén

sumando sus cargos y sus abonos.




12
Debemos obtener sumas iguales en el debe y el haber de la hoja de rayado de diario


No
13
Colocamos la suma igual

4

Registro Si del pago
de recibos

No
5

8
Se carga a gastos de ventas, administración e IVA Acreditable y se abona a banco

9

en la parte final de la hoja de rayado de diario
A haciendo nuestro corte de zeta


Registro de una
devolución sobre compras o ventas


Sobre compra, se carga en bancos y se abona en almacén e IVA Acreditable; sobre ventas, se carga a almacén e IVA Acreditable y se abona a bancos.



FIN



4. Registro de operaciones en asientos de diario



Para registrar las operaciones, en primer lugar se deben analizar, es decir, se debe determinar tanto la causa como el efecto que producen y después, se deben aplicar tanto las reglas del cargo y abono, como las reglas de la teoría de la partida doble.
Después del análisis, las operaciones se deben registrar en un libro especial llamado Diario, el cual tiene la siguiente estructura:



CONCEPTO
FECHA REF. DEBE HABER


Espacio destinado para el nombre de las cuentas
Espacio para

anotación de

cargos
Espacio para anotación de abonos


En el libro Diario, las sumas correspondientes al debe y al haber deben ser exactamente igual, de lo contrario es posible que se haya cometido algún error en el momento de registrar alguna operación.

5. Registro de operaciones en esquemas de mayor

Como ya se explicó en temas anteriores, las variaciones que sufren los valores del Activo, Pasivo y Capital Contable por las operaciones realizadas por la empresa y registradas en el Libro Diario, se deben pasar a los esquemas de mayor.

6. El Impuesto al Valor Agregado en el registro de operaciones (IVA Acreditable e IVA Causado)

El Impuesto al Valor Agregado se origina de las operaciones de compraventa, prestación de servicios independientes, el otorgamiento del uso o goce temporal de bienes y la importación de bienes o servicios.

La cuenta IVA acreditable, es cuenta de Activo y la cuenta de IVA retenido por enterar es cuenta de Pasivo.

El saldo de la cuenta del Impuesto Acreditable es mayor que la de las retenciones, se tiene un saldo a favor a fin de mes, el cual podrá ser acreditado en el siguiente periodo.

Y cuando el Impuesto Retenido sea mayor que el Acreditable, entonces tendremos un Impuesto a Cargo o por Pagar (enterar), el cual registraremos en la cuenta de Impuestos



por Pagar, para que este impuesto sea liquidado en la declaración mensual correspondiente.

A) IVA ACREDITABLE

Cargo:
1.- Del importe de su saldo deudor que representa el IVA acreditable al inicio del ejercicio, el cual la empresa tiene el derecho de acreditar o recuperar del fisco
2.- Del importe del impuesto trasladado por el proveedor o el prestador de servicios en la adquisición de mercancías, bienes o servicios


Abono:
1.- Del importe del impuesto trasladado que se cancelo por una devolución, rebajo o descuento sobre una compra de mercancías adquiridas, o por la cancelación de un servicio
2.- Del importe de su saldo trasladado a la cuenta de impuestos y derechos retenidos por enterar al final de cada mes
3.- Del importe de las devoluciones solicitadas y hechas efectivas por el fisco.
4.- Del importe de su saldo para saldarla, traspasada a la cuenta de impuestos y derechos retenidos por enterar

Saldo:
Su saldo es deudor y represento el importe del derecho que tiene la entidad de acreditar el impuesto a su cargo, pagado contra el impuesto retenido o solicitar la devolución o compensación del mismo

Presentación:

Su presentación en el balance general dentro del grupo del activo circulante, formando parte de las cuentas por cobrar.


B) IVA CAUSADO

Cargo:
1.- Del importe del IVA que se genere por una devolución, rebaja o descuento sobre venta 2.- Del importe del IVA por la cancelación de una venta o prestación de servicios
3.- Del importe del traspaso acreditado a la cuenta de IVA acreditable sea mayor que el retenido por enterar
4.- Del importe del IVA trasferido a la cuenta de impuesto por pagar

Abono:
1.- Por su naturaleza esta cuenta no tiene saldo, toda vez que al finalizar el ejercicio su saldo ya sea contra el IVA acreditable o contra los impuestos por pagar
2.- Del importe del IVA retenido a los clientes en la venta de mercancías o en la prestación de servicios

Saldo:
Esta cuenta no tiene saldo cada mes, ni al finalizar el ejercicio, ya que es traspasado contra el IVA acreditable o contra los impuestos por pagar.



EJEMPLOS DE LA APLICACIÓN DEL IVA EN RELACIÓN ESTRECHA CON LAS OPERACIONES DE COMPRAVENTA DE MERCANCÍAS:

Por la compra:

Compra de mercancías con un precio de costo de $10000 al contado.

---------------------------------------------------- 1 ----------------------------------------------------




$11 500

Por la compra de mercancías

Por la devolución sobre compra:

Devuelve a sus proveedores mercancías con un costo de $2000, cuyo importe acreditan a su cuenta.

---------------------------------------------------- 2 ----------------------------------------------------

Proveedores..……………………………………… $2 300
Devoluciones sobre compra……. $2 000
IVA acreditable…………….......... 300

Por la devolución de mercancías

Por la rebaja sobre compra:

Sus proveedores le conceden rebajas a cuenta de su adeudo por $3 000.

---------------------------------------------------- 3 ----------------------------------------------------

Proveedores..……………………………………… $3 450
Rebajas sobre compra……. $3 000
IVA acreditable…………….......... 450

Por la rebaja sobre compra

Por el descuento sobre compra:

Compra de mercancías a crédito por $30 000, bajo las condiciones 5%/15.

Costo de factura……………………………….. $30 000
Descuento 5%................................................. 1 500
Precio de costo………………………………… $28 500
IVA 15%......................................................... 4 275
Importe neto…………………………………… $32 775

Compras..…………………………………..……… $28 500
IVA acreditable…………………….……….......... 4 275
Proveedores……………….……. $32 775

Por la compra con descuento

Por el pago de gastos:

Compra papelería y útiles de escritorio, para ser consumidos en el presente mes, por
$4000 de contado.

---------------------------------------------------- 5 ----------------------------------------------------

Gastos de Admón………………………………… $4 000
IVA acreditable……………………………………. 600
Bancos……………………………. $4 600

Por el pago de gastos.

Por las ventas:

Vende mercancías a crédito por $80 000.

---------------------------------------------------- 6 ----------------------------------------------------

Clientes..……………………………………..…… $92 000
Ventas…………………………… $80 000
IVA causado……………….......... 12 000

Por la venta de mercancías

Por la devolución sobre venta:

Sus clientes le devuelven mercancías con un precio de $7 000, cuyo importe les paga de contado.

---------------------------------------------------- 7 ----------------------------------------------------

Devolución sobre venta…………………………… $7 000
IVA causado………………………………………. 1 050
Bancos……………………………. $8 050

Por la devolución sobre venta

Por la rebaja sobre venta:

Concede rebajas a sus clientes a cuenta de su adeudo por $4 500


Rebajas sobre venta……………………………… $4 500
IVA causado………………………………………. 675
Clientes……………………………. $5 175

Por la rebaja sobre venta

Ahora veremos la forma de determinar el IVA a “cargo” de la empresa (obligación de enterar a la SHCP) o a “favor” (cantidad que podremos acreditar en posteriores declaraciones, compensar o solicitar su devolución).

IVA A FAVOR: Este caso se presenta cuando el importe del IVA acreditable es “mayor” que el causado, lo cual quiere decir que pagamos más impuesto por la adquisición de bienes o servicios que el que retuvimos a nuestros clientes.

IVA A CARGO: Este caso se presenta cuando el importe del IVA acreditable es “menor” que el causado, lo cual quiere decir que pagamos menos impuesto por la adquisición de bienes o servicios que el que retuvimos a nuestros clientes, por lo cual, tenemos la obligación de efectuar un “entero” (pago) de dicho impuesto a la SHCP.



7. Auxiliares

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:

Registro de las operaciones cronológicamente.

Detalle de las actividades realizadas.

Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayor y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares. Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.



Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.



A) Hojas tabulares

Se utilizan como auxiliares

análisis de las cuentas de gastos de administración o de venta.

B) Rayados especiales

Cada empresa podrá establecer en sus registros auxiliares el rayado de acuerdo a la forma y el número de columnas de conformidad con sus propias necesidades.

C) Tarjetas

Son los documentos en los que se asientan los registros en forma analítica, se utilizan en las cuentas corrientes como: bancos, deudores diversos, clientes, proveedores, acreedores, etc. a estas cuentas se les denomina como colectivas o personales.

Son Tarjetas impresas en cartoncillo o cartulina, los datos mínimos con los que cuenta una Tarjeta Auxiliar son: Nombre de la Empresa, nombre de nuestro cliente, proveedor, banco, etc., número de cuenta, referencia, concepto, debe, haber y saldo.

8. Normas de Información Financiera aplicables