CONTADURIA

1. Concepto, naturaleza y principios informadores


El procedimiento administrativo es el cauce formal de concatenación de actos que permiten obtener una resolución o acto administrativo final para el cumplimiento de un fin propio de la Administración pú-blica que dicta el acto administrativo.

Ese cauce formal está regulado por la ley y no es excusable a la Administración en ningún caso. Al Procedimiento administrativo se alude en la Constitución en el art. 105.3, según el cual «la ley regulará el procedimiento a través del cual pueden producirse los actos administrativos garantizando cuando proceda la audiencia al interesado».

Por otra parte también se alude al procedimiento en el art. 149.1.18) reservando al Estado la compe-tencia exclusiva «sobre las bases del régimen jurídico de las Administraciones Públicas…, que en todo caso, garantizarán a los administrados un tratamiento común ante ella», así como sobre «el procedi-miento administrativo común, sin perjuicio de las especializaciones derivadas de la organización propia de las CC.AA.».

El procedimiento se contempla desde una doble garantía:

Las normas de procedimiento se entienden como normas de garantía y además el procedimiento se configura como un derecho de los interesados, llegando a hablarse incluso de un derecho al procedi-miento. El procedimiento administrativo común es el previsto en la ley 30/92. El propio preámbulo o ex-posición de motivos de la ley le da esta naturaleza distinguiendo las normas que integran el procedi-miento de las normas del régimen jurídico de las Administraciones publicas que no tienen reserva com-petencial del Estado. En el esquema de la ley 30/92 la limitación del régimen jurídico de las Administra-ciones publicas responde a la idea de bases más desarrollo, y ello permite a las CC.AA. dictar sus pro-pias normas siempre que se ajusten a las bases estatales, sin embargo respecto del Procedimiento Administrativo Común se contempla como una competencia plena y exclusiva del Estado, aplicándose dicho procedimiento a todas las Administraciones públicas fijando las garantías mínimas de los ciuda-danos respecto de la actividad administrativa.

Sin embargo no se agota la posibilidad de establecer procedimientos específicos por razón de la ma-teria que deberán respetar al menos las garantías mínimas del procedimiento administrativo común.

Las CC.AA. tienen la posibilidad de establecer especialidades derivadas de su propia organización, pero además también la de dictar normas de procedimiento necesarias para la aplicación de su propio derecho sustantivo, ya que lo reservado al Estado en el art. 149.1.18) no es todo el procedimiento ad-ministrativo, sino aquel que ha de ser común, en las especialidades que pueden incorporarse por parte de las CC.AA. se habrán de respetar siempre las garantías mínimas establecidas en la ley 30/92.

El procedimiento administrativo común, tiene similitudes y diferencias con el proceso judicial, la gran similitud consiste en que en ambos casos el procedimiento es una garantía. Entre las diferencias se pueden resaltar las siguientes:

1) En el caso del proceso judicial se pretende, se tiene como fin la averiguación de la verdad y en todo caso la satisfacción de las pretensiones ejercitadas por las partes, en contraposición el procedi-miento administrativo, tiene como fin principal la satisfacción del interés general.

2) En el proceso judicial el órgano que tiene la decisión es una tercera persona ajena a los intereses de las partes y dotada de imparcialidad, con el procedimiento administrativo, por el contrario, el órgano que instruye y resuelve pertenece a la misma Administración, y es en consecuencia juez y parte.

3) Los principios que informan el procedimiento administrativo no están explicitados como principios propios procedimentales, serán de aplicación los dispuestos en los art. 3 y 4 de la ley 30/92 que se re-fieren a los principios que deben informar la actuación de las Administraciones Públicas que deben regir las relaciones entre las Administraciones Públicas. Sin embargo, de la propia regulación del procedi-miento se pueden extraer algunas notas que caracterizan al procedimiento administrativo común y que serían:

a) El carácter contradictorio

El procedimiento administrativo puede iniciarse de oficio o a instancia de persona interesada (art. 68). El carácter contradictorio del procedimiento administrativo está consagrado sin reservas e la LPC. El art. 31 de la misma comienza, en efecto, garantizando la llamada al procedimiento en todo caso de los que, sin haberlo iniciado, ostenten derechos que puedan resultar afectados por la decisión que en el mismo se adopte.

El art. 31 permite igualmente la comparecencia en el procedimiento de todas aquéllas personas cuyos intereses legítimos, personales y directos, puedan resultar afectados por la resolución que se dicte, en defensa, precisamente de esos intereses. Tanto éstos como aquéllos y, también, por supuesto, los que promuevan el procedimiento como titulares de derechos o intereses legítimos, se consideran por la Ley como interesados en sentido técnico.

b) El principio de economía procesal

La LPC en su art. 3 reproduce, por lo pronto, en su apartado 1, el tenor del art. 103.1 CE, que con-sagra el principio de eficacia, y en su apartado 2 va, incluso más allá al imponer a la Administración un criterio de eficiencia, esto es, de economía de medios, en su actuación. En el art. 57, bajo el rótulo de celeridad, obliga a acordar en un solo acto todos los trámites que, por su naturaleza, admitan una im-pulsión simultánea y no sea obligado su cumplimiento sucesivo. El art. 73 permite la acumulación de varios expedientes cuando exista entre ellos conexión íntima. El principio de economía procesal traduce así y traslada a la esfera del procedimiento el principio de eficacia consagrado por el art. 103.1 CE.

c) El principio «in dubio pro actione»

El principio pro actione se postula a favor de la mayor garantía y de la interpretación más favorable al ejercicio del derecho de acción y, por lo tanto, en el sentido de asegurar, en lo posible, más allá de las dificultades de índole formal, una decisión sobre el fondo de la cuestión objeto del procedimiento.

El procedimiento administrativo ha sido concebido por el legislador como un cauce ordenado capaz de garantizar la legalidad y el acierto de la resolución dentro del más absoluto respeto de los derechos de los particulares.

Así, el art. 110.2, según el cual el error en la calificación del recurso no obsta a su tramitación; el art. 92.1, que exige a la Administración que advierta al interesado con una antelación de tres meses de la amenaza de caducidad, etc.

d) El principio de oficialidad

En su art. 74.1 establece que el procedimiento se impulsará de oficio en todos sus trámites. Esto significa que la Administración está específicamente obligada a desarrollar la actividad que sea necesaria para llegar a la decisión final, sin necesidad de que sea excitada en este sentido por los particulares.

e) Exigencia de legitimación

La promoción de un nuevo procedimiento administrativo o la participación en un procedimiento ya en marcha requiere en el particular una cualificación específica, es decir, una especial relación con el objeto del procedimiento (legitimación); que la LPC concreta en la titularidad, al menos, de un interés legítimo que pueda resultar afectado por la resolución que se dicte. El art. 68 establece que los procedimientos podrán iniciarse de oficio o a solicitud de persona interesada.

f) La imparcialidad en el procedimiento administrativo

La Administración reúne en el procedimiento administrativo la doble condición de juez y parte, razón por la cual el principio de la imparcialidad, característico del proceso, resulta relativizado en cierta medi-da.

La Ley garantiza un mínimum de imparcialidad exigible en todo caso a los agentes que actúan en su nombre a través de las técnicas de abstención y recusación reguladas en sus art. 28 y 29.

g) El principio de la transparencia

La CE en su art. 105.b) reconoce a los ciudadanos la posibilidad de acceder a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.

La LPC pretende garantizar la calidad y transparencia de la actuación administrativa, introduciendo un nuevo concepto sobre la relación de la Administración con el ciudadano. Reconoce, en cuanto tal y no ya en su condición de interesado, una serie de derechos, entre ellos el de identificar a las autoridades y al personal al servicio de las Administraciones públicas bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos; el de obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones y solicitudes que se propongan realizar.

De todos estos derechos nuevos el de acceder a los archivos y registros administrativos es el más trascendental.

h) La gratuidad del procedimiento administrativo

El RDL de 14 de marzo de 1986 suprime el Impuesto sobre Actos Jurídicos Documentados que grava las instancias y documentos que los particulares presenten ante las Oficinas Públicas, «las famosas póli-zas».

Se produce, sin embargo, una agresión a este principio con la proliferación de tasas por la prestación de ciertos servicios o actividades que afectan o benefician de modo particular a un sujeto determinado.

Abstracción hecha de las tasas, que pueden llegar a ser extraordinariamente gravosas en ciertos ca-sos, el procedimiento administrativo en sí mismo no da lugar a otros gastos que los que, eventualmente, pueda llegar a ocasionar la práctica de las pruebas propuestas por el interesado, gastos cuyo abono podrá serle exigido a éste por la Administración, incluso anticipadamente, a reserva de la liquidación definitiva.

2. Clases de procedimientos

La clasificación generalmente admitida, es la que distingue entre procedimiento administrativo común y procedimientos especiales.

Desde otro punto de vista y atendiendo a su finalidad específica, suelen clasificarse los procedimien-tos administrativos en declarativos, ejecutivos y de simple gestión. Los primeros se orientan a la elabo-ración de una decisión, cuyo distinto carácter da lugar, a su vez, a otras subespecies, por ejemplo el procedimiento sancionador (o disciplinario), cuando se pretende revocar otra decisión anterior el proce-dimiento será de revisión. Los procedimientos de ejecución tienden a la materialización de una decisión anterior ya definitiva (apremio), y los procedimientos de simple gestión suelen tener una finalidad de tipo técnico y de carácter esencialmente interno, preparatoria de una decisión ulterior.

Por la forma de desenvolverse y, especialmente por el tiempo en que han de serlo, ordinarios, suma-rios o de urgencias.

Tradicionalmente se ha venido luchando en el ámbito del Derecho administrativo por la unificación procedimental, batalla que se perdió reiteradamente, incluso en la ley de procedimiento de 1958 que dejó sobreviviendo gran cantidad de procedimientos especiales. Esta necesidad se recoge incluso en el texto constitucional, tal y como ya hemos visto en el art. 105. Esta pretensión es la que afronta la ley 30/92, y sus resultados aunque mejores que la ley del 58 tampoco han sido definitivos.

La propia ley 30/92 regula en el Título IX, un procedimiento especial, el procedimiento sancionador, el resto de los procedimientos especiales regulados en normas diferentes a la ley 30/92 deberán ajustarse a las garantías mínimas establecidas para el procedimiento administrativo común en el Título VI. Esa adecuación permite mantener procedimientos especiales, por razón de la materia, anteriores a la ley 30/92, siempre que no se haya producido derogación expresa o tácita por ésta. La disposición adicional 3ª de la ley 30/92 regula la adecuación de los procedimientos anteriores a la ley 30/92, estableciendo un plazo de 18 meses, a partir de su entrada en vigor para la adecuación de los procedimientos.

La propia ley 30/92 establece reglas específicas para algunos procedimientos especiales, en los que no vale la regla de adecuación al procedimiento administrativo común, estos supuestos son:

1) Los procedimientos administrativos en materia tributaria, que se regirán por normas específicas, y subsidiariamente por las disposiciones de esta ley.

2) Los procedimientos administrativos sancionadores por infracciones en el orden social, y para la extensión de actas de liquidación de cuotas de la Seguridad Social, de modo que se regularán por nor-mas específicas y subsidiariamente por las disposiciones de la ley 30/92.

3) Los procedimientos disciplinarios, en el ejercicio de la potestad disciplinaria de la Administración, respecto del personal a su servicio, y respecto de quienes están vinculados a la Administración por una relación contractual, que se regirán por sus normas específicas y subsidiariamente por lo dispuesto en la ley 30/92.

Lo dispuesto en el caso de los procedimientos disciplinarios, en concreto la Disposición Adicional 8ª, se hace consecuentemente con el art. 127 de la misma ley, que excluye la aplicación de las disposicio-nes del Título IX, es decir, la potestad sancionadora, el ejercicio de la potestad disciplinaria de las Ad-ministraciones públicas respecto del personal a su servicio, y de quienes mantengan una relación con-tractual con ellas.

En consecuencia hay que distinguir entre el procedimiento administrativo común, regulado en el Título VI de la ley 30/92, al que acompaña el procedimiento sancionador regulado en el Título IX de la misma ley, que aunque especial respecto del común, es común para todas las Administraciones públicas, de los procedimientos especiales que, aunque admitan adaptaciones respecto del procedimiento común, han de ajustarse en lo fundamental, en concreto en sus garantías mínimas a ese procedimiento común, y en tercer lugar aquellos procedimientos especiales respecto de los cuales el procedimiento administrativo común es norma subsidiaria o supletoria. La ley 30/92 ha conseguido en consecuencia la extensión del procedimiento administrativo común a todas las Administraciones públicas, aquéllas que, según el art. 2 del mismo texto legal, están en el ámbito de aplicación de la ley. Para todos y cada uno de ellos el procedimiento del Titulo VI, es de aplicación directa, no supletoria, y ello tiene especial importancia en el ámbito de la Administración local y de la Administración institucional.

Si éste ha sido un mérito de la ley 30/92, no podemos renunciar a manifestar que la realidad actual, es la proliferación constante de procedimientos administrativos especiales, sobre todo de las CC.AA., que empañan la claridad normativa que supuestamente habría debido de conseguir la ley 30/92.

3. Órganos administrativos: clases, titulares, competencia y conflictos

Los órganos de las unidades administrativas son constituidos con unas específicas atribuciones y competencias a través de las que los entes públicos manifiestan su actividad. Para su creación hay que cumplir los requisitos que establece el art. 11 de la Ley 30/92.

La ley 30/92, consecuencia del texto constitucional, y en concreto en consonancia con el art. 103 de ese texto, admite la premisa de que los órganos de la Administración del Estado son regidos, creados y coordinados de acuerdo con la ley.

Partiendo de esta norma, en 1983 se otorga la ley de la organización de la Administración Central del Estado, que diseña la organización de dicha Administración, sin embargo, leyes presupuestarias posteriores realizan modificaciones en la estructura organizativa, lo que de hecho ha supuesto una mi-noración del necesario formalismo legal para realizar la organización. Esa tendencia a la utilización del presupuesto como introductor de reformas jurídicas, ha sido duramente criticada desde todos los secto-res, pero la realidad es que, constantemente, el Gobierno utiliza los Presupuestos Generales del Estado para reformar normas que nada tienen que ver con los presupuestos, demostrando una técnica legisla-tiva deficiente, pero siendo frecuente en el ámbito de la organización administrativa.

El art. 11 de la ley 30/92, establece el principio de la autoorganización de las Administraciones públi-cas, en el ámbito de su propia competencia fijando las unidades administrativas que configurarán los órganos administrativos propios derivados de la especialidad de su propia organización.

Para la creación de un órgano administrativo, se exigen los siguientes requisitos:

— En primer lugar, la determinación de la forma en que el órgano se integrará en la Administración Pública, y su dependencia jerárquica.

— En segundo lugar, la delimitación de sus funciones y competencias.

— En tercer lugar, la dotación de los créditos necesarios para su puesta en marcha y funcionamien-to.

Se produce una prohibición expresa de que no podrán crearse nuevos órganos que supongan la du-plicidad de otros que ya existan si al tiempo no se suprime o restringe la competencia de los ya existen-tes.

A. CLASES Y TITULARES DE ÓRGANOS

Pueden ser unipersonales o colegiados. Pueden ser resolutivos, consultivos y de control. Pueden ser centrales, autonómicos o locales. Obligatorios, exigidos por la Ley o voluntarios.

Los titulares de los órganos son las personas físicas a las que corresponde integrar un órgano por disposición legal o reglamentaria, de forma permanente o habitual, a diferencia de cuando lo desempeña por ausencia, enfermedad o imposibilidad transitoria del titular, en cuyo supuesto se los denomina como accidental, en funciones, sustituto.

Los titulares de los órganos, lo son en función de su nombramiento y de la toma de posesión.

B. COMPETENCIA DE LOS ÓRGANOS (ART. 12)

La competencia es el conjunto de facultades atribuidas en el ordenamiento jurídico a los entes públi-cos para el cumplimiento, a través de sus órganos, de las finalidades que le son propias.

La competencia puede ser delegada (art. 13), —técnica de relación interorgánica, en los casos que permite la Ley, que consiste en la transferencia a otros órganos de la ejecución de funciones de las que es titular el órgano delegante, conservando, no obstante, la mencionada titularidad—;avocada (art. 14), —técnica administrativa por medio de la cual el órgano jerárquico superior se hace cargo de resolver un asunto cuya competencia ordinaria está asignada a los órganos que de ellos dependen o de las propias que hubieran delegado—; o transferida a través de técnicas que no suponen delegación ni avocación, como la encomienda de gestión (art. 15), —acción por la que por razones de eficacia se encarga a otra entidad u órgano administrativo la realización de actividades. No supone cesión de la titularidad de la competencia ni de los elementos sustantivos de su ejercicio. Se puede realizar entre dos órganos o entidades, de la misma o distinta Administración, lo que se formaliza mediante un convenio que se pu-blicará en el Boletín Oficial. No puede hacerse a personas privadas.—, la delegación de firma (art. 16) y la suplencia (art. 17).

La competencia es irrenunciable, y por tanto debe ser ejercida por los órganos administrativos que la tienen atribuida, salvo los casos de delegación o avocación previstos en la ley.

Lo que sí permite el art. 12 es la desconcentración de la titularidad y el ejercicio de las competencias atribuidas, de un órgano administrativo, a otro jerárquicamente dependiente, del que tiene atribuida la competencia y respetando las normas de atribución.

El art. 12 también prevé que en los casos en que no haya una atribución de competencias a un ór-gano concreto de una Administración, se entenderá que en estos supuestos corresponderá la facultad de instruir y resolver los expedientes, a los órganos inferiores competentes por razón de la materia y del territorio, y, de existir varios, al superior jerárquico común.

C. CONFLICTOS

Pero en el ejercicio de sus propias competencias pueden surgir conflictos de atribuciones entre dos o más órganos administrativos, bien porque ambos se consideran competentes para conocer de un de-terminado asunto “conflicto positivo”, o bien porque ambos se consideran incompetentes para conocer de un determinado asunto “conflicto negativo”.

De la resolución de los conflictos se ocupa el art. 20 de la ley 30/92 aunque de un modo bastante in-satisfactorio porque se limita a establecer que el órgano administrativo, que se entiende incompetente para la resolución de un determinado asunto remitirá directamente las actuaciones al órgano que en-tiende competente, si éste pertenece a la misma Administración Pública, añadiendo que los conflictos de atribuciones sólo podrán suscitarse entre órganos de una misma Administración no relacionada je-rárquicamente y respecto de asuntos sobre los que no haya finalizado el procedimiento.

Cuando el conflicto surja entre órganos no relacionados jerárquicamente o que no tengan superior jerárquico, la solución no viene dada por la ley, y hay que acudir en cada caso a regulaciones parciales.

— Se resuelven por el Tribunal Constitucional. LOTC:

 Los conflictos entre los órganos constitucionales del Estado.

 Los conflictos entre el Estado y las CC.AA.

 Los conflictos entre las CC.AA. entre sí.

— Se resuelven de acuerdo con la Ley de Conflictos Jurisdiccionales:

 Los conflictos entre los Tribunales y la Administración.

— Se resuelven por el superior jerárquico común:

 Los conflictos entre órganos sin dependencia jerárquica.

4. Los interesados en el procedimiento: concepto, capacidad jurídica, legitimación y representación

A. CONCEPTO

El Título III de la ley 30/92 regula la situación de los interesados, y el Título IV regula alguno de los derechos de los ciudadanos, siendo esta última regulación una de las novedades de la L.R.J. y del P.A.C. Pese a que el art. 35 dice expresamente que regula los derechos de los ciudadanos, es obvio que el concepto de interesado no debe confundirse con el concepto de ciudadano, siendo este último mucho más amplio que el primero. Además de la propia regulación del art. 35 se deduce, que en la mayor parte de los derechos que regula, para ser titular de ellos, ha de unirse la condición de interesado en el expediente a la de ciudadano. Muchos de ellos sólo son exigibles y, en consecuencia, ejercitables en la medida en que se reúnan las dos condiciones, interesado y ciudadano. El concepto de interesado lo establece el art. 31 de la ley 30/92, según el cual se consideran interesados en el procedimiento:

1) Quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses legítimos, individuales o colectivos.

2) Los que sin haber iniciado el procedimiento, tengan derechos que puedan resultar afectados por la decisión que en el mismo se adopte.

3) Aquéllos cuyos intereses legítimos, individuales o colectivos, puedan resultar afectados por la re-solución y se personen en el procedimiento en tanto que no haya recaído resolución definitiva.

B. CAPACIDAD JURÍDICA

La capacidad de obrar de los interesados se recoge en el art. 30 de la misma ley, y la tendrá toda persona que la ostente con arreglo a las normas civiles y los menores de edad para el ejercicio y defensa de aquellos derechos nacidos de relaciones jurídicas cuya constitución permita el ordenamiento jurídico sin la asistencia de la persona que ostente la patria potestad, la tutela o curatela.

A los interesados en cuanto sean además ciudadanos se les reconocen los derechos del art. 35 de la ley 30/92 y que son los siguientes:

1) Derecho a conocer en cualquier momento el estado de la tramitación de los procedimientos en que tengan la condición de interesados, y a obtener copias de los documentos contenidos en ellos.

2) Derecho a identificar a las autoridades y al personal al servicio de las Administraciones Públicas bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos.

3) Derecho a obtener copia sellada de los documentos que presente, derecho a la devolución de los originales, salvo que deban obrar en el procedimiento.

4) Derecho a utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad. Autónoma.

5) Derecho a formular alegaciones y a aportar documentos en cualquier fase del procedimiento an-terior al tramite de audiencia.

6) Derecho a no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante.

7) Derecho a obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos técnicos que las disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar.

8) Derecho de acceso a los registros y archivos de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución, en ésta o en otras leyes.

9) Derecho a ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y funcionarios, que habrán de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.

10) Derecho a exigir responsabilidad a la Administración Pública y del personal a su servicio cuando así corresponda legalmente.

11) Cualesquiera otros derechos que les reconozca la Constitución y las leyes.

Respecto de los primeros seis derechos el ciudadano ha de tener además la condición de interesado en el expediente administrativo.

El séptimo derecho exige una condición de pre-interesado en el procedimiento, y los cuatro últimos derechos se exige sólo la condición de ciudadano.

a) Derecho al uso de la propia lengua y el derecho de acceso a los archivos y registros

Tienen una especial regulación en los art. 36, 37, y 38 de la ley 30/92, el uso de la lengua propia queda enmarcado en los siguientes principios:

— La lengua, cuando el procedimiento se siga ante la Administración General del Estado, es el cas-tellano, pero cuando el interesado se dirija a un órgano de la Administración General del Estado, con sede en el territorio de una Comunidad Autónoma, podrá utilizar también, además del castellano, la lengua cooficial, la lengua propia. En este último supuesto quien elige la lengua es el interesado. Si concurriesen varios interesados y discreparan entre ellos por la lengua, el procedimiento se tramitará en castellano, teniendo en cuenta que los documentos y testimonios que sean requeridos por los interesados se expedirán en la lengua elegida por ellos.

— En los procedimientos tramitados por las Administraciones de las CC.AA. y por las entidades lo-cales, el uso de la lengua se ajustará a lo previsto en la legislación autonómica, en cualquier caso, de-berán ser traducidos al castellano los documentos que surtan efectos fuera del territorio de la Comunidad Autónoma, y los dirigidos a los interesados que así lo soliciten de manera expresa.

— Todos los expedientes o parte de ellos que fueran redactados en una lengua cooficial, distinta al castellano, siempre que vayan a surtir efectos fuera del territorio de la Comunidad Autónoma, deberán ser traducidos al castellano por la Administración instructora.

b) Acceso a los archivos y registros

Respecto del acceso a los archivos y registros, con el art. 37 de la ley 30/92, se cumple lo exigido en el art. 105 CE, en el cual se prevé que la ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y re-gistros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos, y la intimidad de las personas.

Especifica el art. 37, en relación con los archivos y registros, que se entenderán por todos, cualquiera que sea la forma de expresión gráfica, sonora o en imagen, o en cualquiera que sea el soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud. Para proteger la intimidad de las personas el párrafo 3º del art. 37 dispone que el acceso a los documentos, que sin incluir otros datos figuren en el procedimiento de aplicación del derecho, salvo los de carácter sancionador y disciplinario, podrán ser conocidos siempre que puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, y podrá ser exigido además de por los titulares del procedimiento por terceros que acrediten un interés legítimo y directo, sin embargo, hay algunas restricciones a este derecho:

1) Cuando deban prevalecer razones de interés público o haya intereses de terceros más dignos de protección.

La resolución en estos supuestos deberá ser motivada.

2) Los procedimientos que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de las CC.AA., en el ejercicio de sus competencias constitucionales.

3) Los que contengan información sobre la defensa nacional y la seguridad del Estado.

4) Los tramitados para la investigación de delitos.

5) Los relativos a materias protegidas por secreto comercial o industrial.

6) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.

La regulación de este derecho se completa con una serie de cautelas tendentes a que su ejercicio no entorpezca el funcionamiento de los servicios públicos y por ello se exige formular petición individua-lizada de los documentos, no siendo posible solicitudes genéricas sobre una materia o conjunto de ma-terias.

C. LEGITIMACIÓN Y REPRESENTACIÓN

Para poder ser parte en el procedimiento, tal y como dispone el art. 31, necesariamente se ha de te-ner la condición de titular de un derecho o titular de un interés legitimo, individual o colectivo, o en su caso, ser titular de derechos que puedan resultar afectados por la resolución, y haberse personado en el procedimiento. El interés puede ser individual y colectivo, en el último supuesto estarán legitimados para comparecer en el procedimiento las asociaciones y organizaciones representativas de intereses económicos y sociales, en los términos en que se reconozca por la ley.

El último caso de legitimación se produce cuando la condición de interesado derivase de alguna re-lación jurídica transmisible, en estos casos el derecho habiente sucederá en la condición de interesado cualquiera que sea el estado del procedimiento.

Respecto de la representación, los interesados con capacidad de obrar podrán actuar por medio de representante, entendiéndose con éste las actuaciones administrativas, salvo manifestación expresa en contrario del interesado. Cualquier persona, siempre que tenga capacidad de obrar, podrá actuar en representación de otra ante cualquier Administración Pública, sin embargo, la representación deberá quedar acreditada, por cualquier medio válido en derecho, en los casos en que se pretenda formular solicitudes, entablar recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos en nombre de otra persona.

Cuando no quede acreditada la representación, en los supuestos en los que la ley lo exige igualmente, se tendrá por realizado el acto siempre que se acredite la representación o se subsane el defecto dentro de un plazo de diez días, que debe conceder el órgano administrativo a tal efecto.