CONTADURIA

1. CONCEPTO.

Con frecuencia un organismo social logra dejar atrás su estructura corriente cuando nuevos productos, nuevas funciones, nuevos procedimientos, nuevo personal, etc. se han añadido y aumentado su magnitud, por tanto la reorganización es la adecuación y modernización de la estructura ORGANIZACIONAL y estar de acuerdo con la dinámica actual.

2. DETERMINACIÓN DE LAS TAREAS A REORGANIZAR.

Se debe considerar que es lo que se quiere:

1. Aumentar la "eficiencia", el desarrollo de las operaciones del organismo para obtener un mejor aprovechamiento de sus recursos.

2. Definir con exactitud las "líneas de autoridad" para evitar situaciones como: duplicidad de autoridad, excesiva centralización, que el numero de los niveles de autoridad sean demasiados y estructuración difícil de entender.
3. Lograr una mayor "coordinación" entre las actividades internas de las unidades administrativas para promover una sincronización y armonía de las formas de operar.

4. Lograr mayor "control" de las operaciones que se desarrollan mediante un análisis y evaluación de la información para evaluar si lo realizado se apega a lo planeado y en su caso aplicar medidas colectivas.

5. Determinar las funciones es decir definir y agrupar las tareas a realizarse para determinar el fin que se persigue y luego lo necesario para alcanzarlo.

6.Establecer una "comunicación" efectiva" para estar al tanto de las actividades departamentales como interdepartamentales, por medio de informes periódicos sobre su actuación y los resultados obtenidos.

7. Establecer adecuadas "relaciones" con el personal, la cooperación es un requisito indispensable para asegurar el buen trabajo colectivo y se puede alcanzar simplemente por medio del contacto diario.


3.DETERMINACION DE NECESIDADES.

Las desviaciones o fallas pueden ser por deficiencias internas o factores externos producidos por el medio ambiente con el cual interactua.

Síntomas internos:

Objetivos mal definidos
Inadecuada división de trabajo
Deficientes comunicaciones
Lenta toma de decisiones
Excesivo tramo de control
Insuficiencia funcional
Deficientes controles
Baja productividad
Crecimiento no programado
Deficientes relaciones humanas
Deficiente carga de trabajo

Síntomas externos

Avance científico y tecnológico
Situación del mercado
Sistema económico, político, social y cultural.


4.PLAN DE TRABAJO

Determinación de una nueva estructura ORGANIZACIONAL
Definición de líneas de autoridad y responsabilidad
Asignación de funciones y actividades
Fijación de políticas administrativas
Determinación de nuevos controles
Coordinación de funciones y actividades
Adecuadas relaciones humanas, etc.

5.RECOPILACION DE INFORMACIÓN.

Se debe seleccionar previamente la información que recopile, los hechos que deben ser constatados, deben ser objetivos, es decir no deberá recopilar datos innecesarios, hay que tener en cuenta el propósito del estudio y se debe proceder a la evaluación de la información recopilada con la finalidad de:
* Asegurarse que es relativa al problema
* Determinar si de ella se desprende la existencia de nuevos problemas
* Evaluar la información recopilada para ver si sugiere cambios o mejoras.


6. ANÁLISIS, DIAGNÓSTICO Y DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

El análisis funcional toma en cuenta los siguientes factores:
Factor directo constante:

* Agrupar funciones por afinidad
* Identificar áreas de primer nivel
* Desglosar funciones en actividades
* Identificar áreas de segundo nivel
* Desglosar funciones en actividades
* Repetir lo anterior de acuerdo a los niveles jerárquicos

El análisis estructural toma en cuenta los siguientes factores:

Factores directos variables:
*Especializacion de funciones
* Volumen de trabajo
* Tipos de actividades o trabajo
* Tipos de productos o artículos
* Tipos de personas o cosa que se atienden
Factores indirectos
* Equilibrio horizontal entre las unidades
* Desarrollo de otras funciones
* Económica de recursos


7. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

A) CONCEPTO

Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo. Un manual de organización complementa con mas detalles la información que bosqueja el organigrama.

Objetivos:

*Presentar una visión de conjunto de la organización

* Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para destinar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

* Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones.

* Facilitar el reclutamiento y selección de personal.

* Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades orgánicas.

* Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y matriciales.

B) CLASIFICACIÓN SEGÚN SU ÁREA DE APLICACIÓN

Puede clasificarse de acuerdo a varios criterios tales como el área de ampliación, el contenido, el grado de detalle, personal al que va dirigido, etc.

De acuerdo al área de ampliación se puede dividir en manuales generales de organización (abarcan toda la empresa. Se incluye una parte de antecedentes históricos de la empresa) y manuales específicos de organización (se ocupan de una función operacional, un departamento en particular o una sección).


C) CONTENIDO DEL MANUAL

El contenido varia de acuerdo al tipo y a la cantidad de material que se desea detallar, las variantes para manuales mas específicos son:
* Identificación
* Índice
* Introducción
-Objetivo del manual
-Ámbito de aplicación
-Autoridad
-Como usar el manual
* Directorio
* Antecedentes
* Base legal ( en caso de organismo publico )
* Organigrama
* Estructura funcional
Objetivos de cada unidad orgánica



D) ETAPAS PARA SU ELABORACIÓN

Para ello el primer paso es determinar lo que se desea alcanzar, y se debe hacer las siguientes preguntas:

+ Cual es el objetivo del organismo al crear este manual ?
+ Que beneficios proporcionara el manual a los usuarios ?
+ Que espero yo (o mi departamento) lograr con este manual ?

Una vez definidos se procede a desarrollar el contenido.

8. PRESENTACIÓN Y DISCUSIÓN DEL ANTEPROYECTO

Se solicitan mas proyectos de los que en realidad pueden llevarse a cabo, hay cinco criterios para la selección del proyecto que son: que el proyecto este respaldado por la directiva, que su programación sea congruente con la disponibilidad de recursos, que dirija a la empresa hacia el logro de las metas, que sea practico y muy importante como para ser considerado entre los otros posibles proyectos y se procede a la discusión del que quedara.

9. AUTORIZACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL PROYECTO

Después que se selecciono el proyecto de los anteproyectos se realiza un estudio de factibilidad sobre sus méritos operativos, técnicos y socioeconómicos.

Mediante el estudio de factibilidad, se recopila la información que permitirá a los directivos decidir si procede o no un estudio formal del proyecto.