MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

A) CONCEPTO Y OBJETIVOS

Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se consignan en forma metódica los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.

La existencia de un manual de procedimientos sirve para que la administración aumente la posibilidad de que los empleados utilicen los sistemas y procedimientos prescritos al llevar a cabo sus tareas.

El manual ofrece además al personal una guía de trabajo, guía que resulta particularmente valiosa para orientar a los nuevos empleados.

OBJETIVOS

1. Presentar una visión integral de como opera la organización
2. Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.
3. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo
4. Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
5. Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a su unidad orgánica.
6. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

B) CLASIFICACIÓN SEGÚN SU ÁREA DE APLICACIÓN

Se pueden clasificar en:

Manual de procedimiento general. Contiene información sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en mas de un sector administrativo.
Por su contenido
* Historia de la empresa
* Organización de la empresa
* Políticas de la empresa
* Procedimientos de la empresa
* Contenido múltiple
* Manuales de puestos


Manual de procedimientos específicos. Contiene información sobre los procedimientos que siguen para realizar las operaciones internas en una unidad administrativa con el propósito de cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos.
Por función especifica:

* Ventas
* Compras
* Finanzas
* Personal
* Crédito y cobranza
* Otras funciones
* Generales, que ocupen de dos o mas de estas áreas.

C) CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Índice
2. Introducción
2.1. Objetivos del manual
2.2. Alcance
2.3. Como usar el manual
2.4. Revisión y recomendaciones
3. Organigrama
3.1 Interpretación de la estructura básica de la organización en la cual se explican cosas como: a.- tipos de organización.
b.- amplitud de la centralización o descentralización.
c.- relación entre el personal de línea y el asesor.

4. Gráficas
4.1. Diagrama de flujos
5. Estructura procedimental
5.1. Descripción narrativa de los procedimientos
6. Formas
6.1. Por lo general rediseñadas y planeadas
6.2. Instructivos de las formas
7. Políticas de la organización relacionadas con aspectos fundamentales de la dirección.


D) ETAPAS PARA SU ELABORACIÓN

Etapa de planeación. Permite distinguir la cobertura de la planeación del programa se determina el enfoque que se le dará al manual y el detalle del mismo y se podrá informar a niveles superiores acerca de los posibles problemas existentes en la elaboración del mismo.

Posteriormente se prepara una descripción de las funciones y actividades deberá ejecutar el equipo de trabajo y se estudiaran las cartas de la organización y organigrantes del área, estudio y localización exacta de sus objetivos, estudio de los trabajos de organización efectuados con anterioridad, estudio de los sistemas y procedimientos, ventajas y desventajas en el método que se debe utilizar. Una vez realizados los trabajos se procede a:
1. Recopilación de la información
2. Análisis del datos
3. Elaboración del proyecto
4. Autorización
5. Tipografía
6. Disposición del material
7. Distribución e implantación
8. Revisión y modificación


E) RECOMENDACIONES GENERALES PARA SU IMPRESIÓN

Para lograr un eficiente manual de procedimientos, conviene analizar decididamente el formato con que debe presentarse cada manual, ya que de ello dependen en gran medida facilitar su lectura, consulta y evaluación, además de inspirar confianza por su apariencia y orden.

El formato de los manuales de procedimientos pueden presentar diversas características, las que dependen de la finalidad de los mismos, así como del tipo de material que forme parte de sus contenido y de las limitaciones del equipo de impresión o reproducción disponible.


F) IMPLANTACIÓN

Para facilitar la implantación se recomienda que sea autorizado por las partes que interviene:
* Por la dirección superior para darle la formalidad y apoyo necesarios
* Del responsable de la unidad administrativa para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.
* Del consultor externo en su caso

La implantación debe ser mas acertada posible para poder corregir oportunamente los errores observados durante el proceso de implantaciones, estar con el caso y necesidades especificas del organismo social: puede efectuarse por los siguientes métodos la implantación: el instantáneo, el piloto, en paralelo.


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